样式的作用

办公文书格式的基本要求就是"规范"。所谓"规范"，是指文章的标题、正文和落款等段落具有固定的格式，从而使整个文体具备相对固定的风格，如图所示。

 

图， 使用段落格式体现文章风格

段落格式的内容，即修饰参数主要包括：字体、字号、缩进、对齐方式等。例如，普通办公文书的一级标题格式为："二号、黑体、居中对齐"。
统一文章风格的修饰规律是：在同一篇文章中，相同级别的段落应当具有相同的修饰风格，即"格式"。例如，一篇文章中有3个一级标题，每个同级标题的段落均修饰为"二号、黑体、居中对齐"格式。

使用样式

1. 使用已有样式

（1）使用命令方式：单击要应用样式的段落中的任意位置。单击【开始】→〖样式〗功能区右下角的对话框启动器，系统弹出"样式"任务窗格。从列表中选定所需要的样式并单击即可。如果对段落中的字符设置样式，则要先选中字符，再使用上述方法完成设置。
（2）使用格式刷：单击已确定格式的段落或字符。单击【开始】→〖剪贴板〗→"格式刷"按钮，光标将变成格式刷" "。移动鼠标指针至需改变格式的段落上单击即可。

2. 创建样式

例如，要创建专用行文的抬头（一级标题），其格式为：黑体、三号、加粗、2倍行距、居中，并可通过快捷键 Alt + 2调用，创建过程如下：
● 单击【开始】→〖样式〗功能区的对话框启动器，系统弹出"样式"任务窗格。
● 单击该任务窗格左下角的"新建样式"按钮，系统弹出"根据格式化创建新样式"对话框。
● 在"名称"文本框中输入"抬头"，作为新样式的名称。
● 在"样式类型"下拉列表中选择"段落"。
● 在"样式基准"下拉列表中选择"正文"。
在下拉列表中选择或输入新样式的基准样式名称，可以根据已有的样式进行修改。如果不希望新样式受到其他样式的影响，应选择"无样式"。
● 在"后续段落样式"下拉框中选择"正文"项。
如果在"样式类型"中选择了"段落"，则需在"后续段落样式"下拉框中选择或输入一个样式名称，表示这个样式是在所设定的段落后面紧跟着的一个段落的样式。
● 单击对话框左下角的"格式"按钮，可分别对字体、段落、制表位、边框、语言、图文框、编号、快捷键和文字效果等进行设置。
● 首先设置字体，单击"格式"按钮，在弹出的下拉菜单中选择"字体"项，弹出"字体"对话框。
● 在"字体"对话框中，将"中文字体""字型""字号"分别设置为"黑体""加粗""三号"，如果有必要还可以对字体颜色、效果和字符间距（"高级"选项卡中）等进行设置。
● 设置完毕后单击"确定"按钮，返回"根据格式化创建新样式"对话框。
● 单击"格式"按钮，在弹出的下拉菜单中选择"段落"项，弹出"段落"对话框。
● 在"段落"对话框中，选择"对齐方式"为"居中"，选择"大纲级别"为"1级"，选择"行距"为"2倍行距"。
● 单击"确定"按钮，返回"根据格式化创建新样式"对话框。
● 单击"格式"按钮，在弹出的下拉菜单中选择"快捷键"项，弹出"自定义键盘"对话框。
● 将光标移至"请按新快捷键"输入框中，然后在键盘上按下快捷键Alt + 2，再单击"指定"按钮，在"当前快捷键"选择框中就会出现"Alt + 2"。
● 单击"关闭"按钮关闭对话框，返回"根据格式化创建新样式"对话框。
● 单击"确定"按钮，一个新的样式就创建完成了

模板

实现文体风格的规范化、统一化，是公务文章的基本要求。办公类文书根据文书类型的不同，以不同的文体风格表现。每一类文书的文体风格，又是通过该类文书的若干种固定段落格式规范的。总之，文体风格的确定，关键在于文章中各类段落的格式。以“通知”类公文为例，常规段落包括：三级标题、正文及落款。

模板的作用，就是保证同一类文体风格的整体一致性，使用户既快又好地建立新文档，避免从头编辑和设置文档格式。模板文件具有两个基本特征：一是文件中包含某类文体的固定内容，包括抬头和落款部分；二是文件中包含此类文体中必须使用的样式列表。