轻松办公系列进阶课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图
（十六）
对数据进行筛选、排序并设置条件格式
（3）
添加、更改或清除条件格式
使用条件格式可以帮助我们直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。
一、了解有关条件格式的详细信息
条件格式可帮助您解答有关数据的特定问题。您可以对单元格区域、Excel 表格或数据透视表应用条件格式。在对数据透视表使用条件格式时，需要了解一些重要的区别。
- 条件格式的好处
在分析数据时，您经常会问自己一些问题，如：
- 在过去五年的利润汇总中，有哪些异常情况？
- 过去两年的营销调查反映出哪些倾向？
- 这个月谁的销售额超过 ￥50,000？
- 雇员的总体年龄分布情况如何？
- 哪些产品的年收入增长幅度大于 10%？
- 在大一新生中，谁的成绩最好，谁的成绩最差？
条件格式有助于解答以上问题，因为采用这种格式易于达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条、色阶和图标集来直观地显示数据。条件格式基于条件更改单元格区域的外观。如果条件为 True，则基于该条件设置单元格区域的格式；如果条件为 False，则不基于该条件设置单元格区域的格式。
注释：在创建条件格式时，只能引用同一工作表上的其他单元格；不能引用同一工作簿中其他工作表上的单元格，或使用对其他工作簿的外部引用。
- 数据透视表的条件格式
数据透视表中的条件格式在以下几方面与单元格区域或 Excel 表格有所不同：
- 如果通过筛选和隐藏级别、折叠和展开级别或移动字段来更改数据透视表的布局，则只要没有删除下层数据中的字段，条件格式就会保留。
- 值区域中字段的条件格式范围可以基于数据层次，由一列或多列的行或一行或多行的列上的父级（层次中下一个较高级别）的所有可见子级（层次中下一个较低级别）决定。
注释：在数据层次中，子级不继承父级的条件格式，父级也不继承子级的条件格式。
- 设置值区域中字段的条件格式范围的方法有三种：按选定内容、按相应字段和按值字段。
设置值区域中字段范围的默认方法是按选定内容。可以使用“将格式规则应用于”选项按钮、“新建格式规则”对话框或“编辑格式规则”对话框，将范围设置方法更改为按相应字段或值字段。这三种范围设置方法提供了更大的灵活性，可根据需要选择适当的方法：
- 按选定内容设置范围（如果要选择以下内容，请使用此方法）：
- 值区域中一组连续的字段，如一个地区的所有产品总计。
- 值区域中一组不连续的字段，如数据层次中各级别上不同地区的产品总计。
- 按值字段设置范围(如果要实现以下目的，请使用此方法)：
- 避免进行许多不连续的选择。
- 对数据层次中所有级别的值区域中的一组字段应用条件格式。
- 包括分类汇总和全部汇总。
- 按相应字段设置范围(如果要实现以下目的，请使用此方法)：
- 避免进行许多不连续的选择。
- 对数据层次中一个级别的值区域中的一组字段应用条件格式。
- 不包括分类汇总。
当对值区域中最大、最小、高于平均值或低于平均值的字段应用条件格式时，默认情况下，规则基于所有可见值。不过，当您按相应字段而非使用所有可见值设置范围时，可以选择对以下每种组合应用条件格式：
- 列及其父行字段。
- 行及其父列字段。
二、使用双色刻度设置所有单元格的格式
色阶作为一种直观的指示，可以帮助您了解数据分布和数据变化。双色刻度使用两种颜色的渐变来帮助您比较单元格区域。颜色的深浅表示值的高低。例如，在绿色和红色的双色刻度中，可以指定较高值单元格的颜色更绿，而较低值单元格的颜色更红。
提示：如果区域中的一个或多个单元格包含的公式返回错误，则条件格式没有应用到整个区域。要确保条件格式应用到整个区域，请使用 IS 或 IFERROR 函数来返回正确值。
- 快速格式化
- 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
- 在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“色阶”。
- 选择双色刻度。
提示：悬停在色阶图标上，以查看哪个图标为双色刻度。顶部颜色代表较高值，底部颜色代表较低值。
- 高级格式化
- 选择区域、表或数据透视表中的一个或多个单元格。
- 在“开始”选项卡上的“样式”组中，单击“条件格式”旁边的箭头，然后单击“管理规则”。
将显示“条件格式规则管理器”对话框。
- 请执行下列操作之一：
- 要添加条件格式，请单击“新建规则”。
将显示“新建格式规则”对话框。
- 要更改条件格式，请执行下列操作：
- 确保在“显示其格式规则”列表框中选择了相应的工作表、表或数据透视表。
- 也可以采用以下方式更改单元格区域：在“应用于”框中单击“压缩对话框”按钮以临时隐藏对话框，在工作表上选择新的单元格区域，然后选择“展开对话框”按钮。
- 选择规则，然后单击“编辑规则”。
将显示“编辑格式规则”对话框。
- 在“规则应用于”下，要选择采用以下方法更改数据透视表的值区域中字段的范围：
- 按选定内容，请单击“仅这些单元格”。
- 按相应字段，请单击“具有相同字段的所有 <值字段> 单元格”。
- 按值字段，请单击“所有 <值字段> 单元格”。
- 在“选择规则类型”下，单击“基于各自值设置所有单元格的格式”。
- 在“编辑规则说明”下的“格式样式”列表框中，选择“双色刻度”。
- 选择“最小值”和“最大值”类型。请执行下列操作之一：
- 设置最低值和最高值的格式 选择“最低值”和“最高值”。
此时并不输入“最小值”和“最大值”。
- 设置数字、日期或时间值的格式 选择“数字”，然后输入“最小值”和“最大值”。
- 设置百分比的格式 选择“百分比”，然后输入“最小值”和“最大值”。
有效值为 0（零）到 100。不要输入百分号。
如果要按比例直观显示所有值，则使用百分比，因为值的分布是成比例的。
- 设置百分点值的格式 选择“百分点值”，然后输入“最小值”和“最大值”。
有效的百分点值为 0（零）到 100。如果单元格区域包含的数据点超过 8191 个，则不能使用百分点值。
百分点值可用于以下情形：要用一种颜色深浅度比例直观显示一组上限值（如前 20 个百分点值），用另一种颜色深浅度比例直观显示一组下限值（如后 20 个百分点值），因为这两种比例所表示的极值有可能会使数据的显示失真。
- 设置公式结果的格式 选择“公式”，然后输入“最小值”和“最大值”。
公式必须返回数字、日期或时间值。公式以等号 (=) 开头。公式无效将使所有格式设置都不被应用。最好在工作表中测试公式，以确保公式不会返回错误值。
注释：
- “最小值”和“最大值”是单元格区域的最小值和最大值。请确保“最小值”小于“最大值”。
- 可以选择不同的“最小值”和“最大值”类型。例如，可以选择“数字”最小值和“百分比”最大值。
- 要选择色阶的“最小值”和“最大值”，请单击每个刻度的“颜色”，然后选择颜色。
如果要选择其他颜色或创建自定义颜色，请单击“其他颜色”。
选择的色阶将在“预览”框中显示出来。
下一节：《轻松办公系列进阶课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图（十七）对数据进行筛选、排序并设置条件格式（4）》
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