首先，办公软件的作用主要集中在三点上，其一是提升企业的运营管理能力;其二是降低岗位工作的难度;其三是提升企业管理者的决策能力。当然，随着物联网、大数据、云计算和人工智能相关技术的逐渐应用，智能化办公概念也逐渐得到了更多人的关注，办公软件的传统功能边界也在不断得到拓展，相信在产业互联网阶段，办公软件的作用将进一步得到提升。

办公软件一个重要的作用就是降低岗位工作难度，所以从这个角度来看，学习使用办公软件并不会有较大的难度。办公软件之所以能够降低岗位工作难度，主要从三个方面入手，其一是规范化工作流程，清晰严格的流程是保障工作效率的重要因素;其二是提升资源整合能力，资源整合能力的提升将在很大程度上降低工作难度，岗位级别越高则资源整合能力越强;其三是提升沟通效率，职场中很大一部分工作内容就是沟通，高效的沟通是提升工作效率并降低工作难度的重要手段。所以，学习办公软件应该从这三个方面进行展开。

学习办公软件的第一步就是通过办公软件的应用来熟悉岗位工作流程，通常办公软件本身就是一个“工作流”，不同岗位要面对不同的任务，只要按照操作要求进行操作就可以了。对于大部分初级岗位来说，学习办公软件的重点就在于此，而且这些基本的软件操作并没有较大的学习难度，往往在很短的时间内就能掌握。

学习办公软件的难度在于第二阶段和第三阶段，这两个阶段通常需要职场人进行一些较为复杂的操作，有的时候还需要具备一定的数据分析技能。对于一些较为专业的领域(金融)，往往还需要职场人具备一定的程序设计能力。所以，这两个阶段的学习往往需要一个系统的过程，也需要有专业人士的指导。

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