文 | 余姐

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做HR这么多年，一个直观的感受是：

很多职业，就像钱钟书先生眼中的婚姻一样，围城外的总想进去，而在围城里的，又总想要出来。

就拿文员这个岗位来说，已经从事这个职业的，经常会觉得在公司里毫无地位，工资低，上升空间有限，很多人会希望能够转行；

而很多应届毕业生或者正在找工作的职场新人，却觉得自己最大的梦想，就是找到一份压力不大，能够有正常节假日和双休的文员类工作。

所以，也经常会被问到，作为一名没有相关工作经验的新手小白，应该要学会哪些东西，才能够有更大机会应聘上文员岗位？

这里就来集中解答一下这个问题。

01

文员这个岗位最核心的要求，性格大于能力

文员岗位虽然在很多业务人员的眼中，特别轻松，但实际上，文员的工作压力，只不过是跟业绩压力完全不同的另一种压力而已。

这个岗位最大的特点是，事情特别多，也特别琐碎。

而且，几乎所有的人，领导也好，同事也罢，遇上大大小小的事，有些甚至是私事，他们都理直气壮地觉得，这就是助理、文员的工作职责，会毫无愧疚感地把活丢给你。

比如，某个员工要参加职业资格考试，他可能要求部门助理帮他打印考试大纲、复习资料；

比如，领导可能会要求你每天负责帮他订午餐，还要把午餐送到他办公室才算完成任务，等等。

因此，文员这个看起来好像谁都能胜任的工作，实际上做招聘的HR都知道，是最难招聘的岗位之一。能做好文员的，至少在性格上，具备两种看起来有些矛盾的特质：

第一，耐心温和、热情大方。不说能做到人见人爱，至少部门内外人缘要还不错，别人还没急自己先急了，这样的人肯定做不好文员；

第二，有原则，懂拒绝。文员看起来好像不起眼，但很多时候，她们其实掌握着领导和部门的很多信息，跟领导的关系一般来说也会比较近，这就常常会导致很多人想套近乎、钻空子，打听不该知道的消息、让文员帮忙做超出工作职责范围的工作等。

一个优秀的文员，就需要做到既耐心温和、乐于助人，同时也有原则底线，树立清晰的边界感。

02

文员的必备职业技能

1、office办公软件技能

文员、文员，顾名思义，是需要每天跟文字和表格打交道的工作：

帮领导撰写或者修改一个演讲稿、做一个汇报PPT，整理汇总部门的业绩数据等等。

这就决定了，word、excel和PPT这些office办公软件，是文员必须掌握的职业技能。

另一方面，这些办公软件技能掌握得越熟练，越知道很多隐藏技巧，也就能够更加高效。

2、复印、打印、投影仪的使用及基本故障处理

公司里复印机、打印机的使用方法，投影仪的安装调试，包括智能电视的使用，不会的人是大大超出我们的想象的。

不会怎么办？找文员、助理来做，或者找文员、助理来教自己做，是很多人的本能反应。

除此之外，文员在准备会议、复印打印资料时，也是最多用到这些功能的人。

因此，这些经常置放在公共办公区域的办公设备的使用方法、基本故障的处理，也是文员们需要掌握的基本职业技能。

03

​文员的必备专业知识

1、基本的文字功底和写作常识

起草一个发言稿、发布一个通知、写一个邀请函等等，这些基本的公文写作基本要素和规范、基本的文法要求，如果没掌握，很容易就会被广泛的受众找出错误来。

这也很容易成为别人认为我们业务不精的明证。因此，基本的文字功底和写作常识，是区分一个优秀、高素质文员和普通文员的重要标志。

除了文字功底和写作常识之外，如果还同时掌握了以下这一点，那基本上，就可以在求职过程中，秒杀一众竞争者，拿下很多不错的文员类offer。

那这个知识和技能是什么呢？

2、本行业内的专业术语及基本常识

文员的工作是跟着业务走的，做会议纪要也是很多文员的工作内容之一。

别的同事在讨论问题时，行业术语和缩略词一个个往外蹦，如果作为文员，我们是一个完全的外行，那很有可能，连会议纪要这项工作任务就做不好；

但如果我们熟悉和了解自己所应聘公司所属行业，情况就大不相同了。

不过，在文员这个群体里，愿意花时间和精力去了解艰涩的行业术语和缩略词的寥寥无几，我们自己只需要多花一点时间，去掌握想要应聘的行业专业术语、缩略词和基本常识，就是一个特别明显又巨大的职业优势，能够让我们快速获得一份还不错的文员工作。

我是余姐，10多年上市公司HR，专注分享求职面试、职业发展实用干货。关注@游刃职场有余姐，一起成长为更具选择权的职场人。