什么是甘特图？用一句话来说就是：通过条状图来显示项目、进度和其他时间相关的系统进展的内在关系随着时间进展的情况。

甘特图对于项目和进度管理来说很重要，但很多人还不会做或者做不出“实用”的甘特图，比如这样的：

 

看到这种甘特图，我眼睛已经开始累了.......主要有以下几个问题：

1. 风格满满的复古感，也毫无美感
2. 这种靠填充颜色来管理小项目勉强还能应付，稍微大一点的项目根本无法实现
3. 没有动态数据进行直观地监测
4. 一次性图表，团队成员们基本是没有兴趣看第二次的

这是我用Excel做出的甘特图：

 

还能做出更高级的动态图：

 

两种方法，分享出来，大家按照自己的习惯需求自行选择即可。

第一种：用Excel堆积柱形图绘制

注：需要新版本的Excel（2016及以上），我用的是2019版的。

• 先提炼出项目各个数据：

小项目可以手动输入数据，大一点的项目的话这样做工作量太大，可以直接跳过看第二种方法

 

• 然后生成堆积柱形图：

选中B、D、E三列（根据需要选即可），依次点击【插入】——【图表】——【条形图】——【堆积条形图】

为了更直观一些，我们把日期转换成数字。在Excel中，其实日期也就是一串数字了，只要是数字那就能可视化。

 

现在这个图表看起来还不是甘特图，别着急，继续操作：

单击Y轴，右键坐标轴格式，选择逆序排列

 

 

看着还是不像，因为日期的数字太大了，所以在图表上自动适应了横坐标。这时候需要把X轴的最小值调整一下。

单击X轴右键，坐标轴格式，输入44562（目的是让甘特图能从第一天开始显示）

 

注：Excel中，数字和日期是可以转换的：44562就是2022年1月1日，44563就是1月2日，44564就是1月3日。

设置好最小值后，把蓝色的柱形图选择无填充，让它隐去，就得出了下面的柱形图。

【单击】图表中蓝色柱形图部分选中——选择【填充】——【无填充】

 

 

到这里基本上合格了。不过项目管理是变动的，每天都会变动，这就涉及到了动态变化。

如果想要继续优化，就需要增加两个辅助列数据，【已完成天数】和【未完成天数】

 

然后通过函数公式计算这两列的数据：

已完成天数：=IF(TODAY()-D2>E2,E2,MIN(E2,MAX(TODAY()-D2,0))) 未完成天数：=E2-F2

注：today()函数为日期函数，能直接提取当前系统的日期。这是让甘特图动态的关键。

 

选择【项目计划】和【开始日期】、【已完成天数】、【未完成天数】、【计划天数】四个数据继续生成堆积柱形图。

 

重复上述操作：逆序、设置X轴最小值、蓝色无填充。

 

基本上到这里，甘特图已经完成了，只剩下一些美化工作。

以上就是用Excel做甘特图的基本教程，日常使用基本上够用了。如果项目比较大，数据量比较复杂，可以尝试第二种：

第二种：用仪表盘制作甘特图

先给大家看一下效果：

 

 

同样用实例展示：以会议室预约为例进行一个甘特图的制作。

大家可以从这个模板进去跟着一起操练：会议管理

1.设计表单并录入数据

• 先设计如图所示的会议室预约表单（和上面Excel中提炼数据同样的原理，不过不用人工录入），直接发布给成员，成员根据需要填写表单，进行会议室预约 。

 

预约的数据如下图所示：

 

2. 在仪表盘中添加甘特图

• 然后在简道云首页点击新建「仪表盘」：

 

• 修改仪表盘名称（就是项目名称）——点击【数据组件】——【甘特图】，选择刚刚设计好的【会议室预约】表单。

 

• 同样修改甘特图名称——点击下方的【数据获取权限】——选择 【使用成员对数据源表单的权限】。然后设置维度和起止时间、排序规则等，按下图步骤设置甘特图。

 

• 在右侧功能配置面板上可以对甘特图进行缩放等级、数据标签等设置。

 

3. 发布仪表盘

• 就三步，动态甘特图已经制作好了，回到仪表盘设计界面，点击右上角【发布】，将仪表盘发布给成员，只有被发布的成员才能看到该仪表盘。

 

4. 效果演示

被发布的成员点击仪表盘，可以看到刚刚设置的甘特图，并使用甘特图。 具有相关权限的成员可以：

点击查看预约详情 点击右上角添加数据 右下角调整甘特图缩放比例

 

用这种方法制作出的甘特图不仅美观，还能实时动态展示。

而且所有的数据都是系统自动录入调取，节省了很大的时间和人力成本，准确性也会提高。

参考资料：

如何七周成为数据分析师——Excel技巧之甘特图绘制

所用工具：

个性化仪表盘

参考模板：

会议管理/工程项目管理

以上，大家按需取用即可。